Muhasebede Belgeler
Muhasebecinin ve muhasebe kayıtlarının temel dayanağı olan belgeler, hem işletme dışında hem de işletme içinde düzenlenebilmektedir. İşletme dışında düzenlenen belgeler fatura, perakende satış fişi, taşıma ve sevk irsaliyesi, banka dekontlarıdır. İşletme içinde düzenlenen belgeler ise yine fatura, perakende satış fişi, taşıma ve sevk irsaliyesi ile serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu ve beyannamelerdir. Ayrıca muhasebe fişlerinden olan tahsil, tediye ve mahsup fişleri de, işletme içinde düzenlenen belgelerdendir. Bu belgelerle birlikte; gider pusulası, müstahsil makbuzu, yolcu ve günlük müşteri listeleri gibi belgeler de işletmeler tarafından düzenlenmektedir.
Düzenlenen bu belgelerin tanımlarına baktığımızda ise fatura, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 229. maddesinde şöyle tanımlanmaktadır: Satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tarafından müşteriye verilen ticari bir belgedir. Faturada bulunması gereken bilgiler de VUK’nun 230. maddesinde belirtilmiştir:
- Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve numarası,
- Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı
bulunduğu vergi dairesi ve hesap numarası, - Müşterinin ad, ticaret ünvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap
numarası, - Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı,
- Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
Perakende satış fişleri; birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri için kullandıkları belgelerden biridir (VUK, m. 233).
Taşıma irsaliyesi, ücret karşılığında eşya taşıyan bütün gerçek ve tüzel kişilerin takibi ve denetlenmesi ile ilgili olarak üç nüsha olarak düzenlenir. Her birine birer nüsha olmak üzere; eşya veya malı taşıttıranda, malı taşıyan araçta ve taşımayı yapan tarafından bulundurulan belgedir.
Sevk irsaliyesi; malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının; teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için üç nüsha olarak düzenlendiği belgedir. Banka dekontları; işletmelerin câri hesaplarındaki değişiklikleri bildiren belgelerdir.
Borç ve Alacak dekontları olmak üzere iki çeşittir. Borç dekontları, işletmenin bankadaki hesabında herhangi bir sebeple meydana gelen azalışları gösterir. Alacak dekontları ise, banka hesabındaki artışları gösterir.
Serbest meslek makbuzu; serbest meslek sahibinin, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha olarak düzenlediği ve bir nüshasını müşteriye vermek zorunda olduğu belgedir (VUK, m. 236).
Ücret bordrosu; işverenlerce çalıştırılan personel ve işçilere ödenen ücretleri gösteren, aylık olarak düzenlenmesi yasal bir zorunluluk olan belgedir (VUK, m.238). Ücret bordrosunda;
- Çalışanların adı, soyadı, ücretin alındığına dair imzası veya mühürü
- Varsa vergi karnelerinin tarih ve numarası
- Birim ücreti
- Çalışma süreleri
- Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı yer alır.
Beyannameler; muhtasar beyanname ve katma değer vergisi beyannamesi olmak üzere iki türlüdür. Muhtasar beyanname; ücret bordroları üzerinden kesilen Gelir Vergisi ve Damga Vergisinin bağlı bulunulan vergi dairesine bildirilmesi ve ödenmesi için kullanılan beyannamedir. Muhtasar beyannamenin, müteakip ayın yirmisi akşamına kadar vergi dairesine verilmesi ve yirmi altıncı günü akşamına kadar ödenmesi gerekir. Katma değer vergisi beyannamesi ise, katma değer vergisine tabi işletmelerin aylık olarak müteakip ayın yirminci günü akşamına kadar Gelir ve Kurumlar Vergisi bakımından bağlı bulundukları vergi dairesine bir nüsha olarak verdikleri beyannamedir.
Muhasebe fişlerinden ilki olan kasa tahsil fişi; kasaya para girişine sebep olan işlemlerle ilgili belgelerin kaydedildiği fiştir. Kasa tediye (ödeme) fişi; kasadan para çıkışına sebep olan belgelerin kaydedildiği fiştir. Mahsup fişi ise, kasa ile ilgili olmayan işlemlere ait belgelerin kaydedildiği fiştir. Tüm fişler, birbirini takip eden sıra numaralı olarak düzenlenir. Muhasebe fişlerinin kullanılması muhasebede düzenliliği, belgelerin evraklara bağlanmasını ve işlemlerin kayda geçirilmeden önce kontrol edilmesini sağlar.
