MUHASEBENİN FONKSİYONLARI (İŞLEVLERİ):
Muhasebe ilk zamanlar sadece ticari işlemleri kaydedilmesi olarak görülmekteydi. Daha sonraki gelişmeler çerçevesinde yapılan muhasebe kavramı; “para ile ifade edilebilen işlem ve olayların kaydedilmesini, sınıflandırılmasını, raporlanmasını ve yorumlanmasını içeren bir teknik” olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımla muhasebeye farklı görevlerin verildiği anlaşılmaktadır. Fakat son zamanlardaki ekonomi biliminin ve ticaretin gelişmesiyle, bu görevlerinin arasına işletme yöneticilerinin karar alma ve uygulamaları denetleme faaliyetlerine ışık tutacak bilgilerin oluşturulması sorumluluğu da eklenmiştir. Muhasebenin üstlendiği bu görevler aslında muhasebenin fonksiyonlarıdır. Bu fonksiyonlar aşağıda sıralanmıştır (Çanakçıoğlu, 2010, s.11):
- Belgeleme Fonksiyonu
- Kaydetmek Fonksiyonu
- Sınıflandırmak Fonksiyonu
- Özetleyerek Raporlama Fonksiyonu
- Analiz Etme ve Yorumlama Fonksiyonu
Belgeleme Fonksiyonu : Muhasebe süreci belgeleme fonksiyonuyla başlar. Muhasebeye konu olan her bir mali nitelikli işlemin belgeye dayanması gerekir. Bu belgeler yasalarda belirtilen düzenlenmesi zorunlu ya da ticari geleneklere göre düzenlenmesi gereken belgelerdir. Mali yada parasal nitelikteki işlemlerin kanıtları durumundaki bu belgelerin doğruluğunun kesin olması gerekmektedir.
Kaydetme Fonksiyonu: para ile ifade edilebilen işlem ve olayların, belgelere dayanarak muhasebe sistemi içinde işletmenin mükellefiyet türüne göre tutmak zorunda olduğu muhasebe defterlerine kayıt yapılması aşamasıdır. Muhasebede kayıtlar doğru ve düzgün tutulmadan diğer fonksiyonların da bir anlamı kalmaz.
Para ile ifade edilemeyen ancak, işletme için çok önemli olan “genel müdürün istifası” gibi bir olay muhasebe işlemi oluşturmazken; işletme için sıradan olan “stoktan bir mal çıkışı” gibi bir olay parayla ifade edildiğinden bir “muhasebe” işlemi oluşturur. Bu yüzden Kaydetme fonksiyonu parayla ifade edilebilen mali nitelikteki olaylar ve işlemlerin tarih sırasına göre kaydedilmesini ifade etmektedir. Tarih sırasına göre işlemlerin kaydedildiği deftere yevmiye defteri denir.
Sınıflandırma Fonksiyonu: Derlenen ve zaman sırasına göre kaydedilen bilgilerin niteliklerine göre tasnif edilmesidir. Böylece farklı nitelikteki ve gruplardaki işlemler, birbirleri ile karıştırılmadan farklı sınıflarda incelenebilir. Örneğin, alınan çekler, senetler, giderler ve bankaya yatırılan paralar muhasebe tarafından farklı kümeler halinde toplanır. Bu sınıflandırma işi, yevmiye defterine tarih sırasıyla yapılan kayıtların, aynı nitelikteki işlemleri bir arada görmemizi sağlayacak biçimde defteri kebir (büyük defter) hesaplarına aktarılması yoluyla gerçekleştirilir.
Özetleyerek Raporlama Fonksiyonu: Sınıflandırılan işlemler dönem sonlarında toplanarak daha kolay sonuçlar çıkarabilmek ve yapılan kayıtların kontrolünü sağlamak için özetlenir.
Dönem sonlarında işletmeler yüzlerce, belki binlerce işlem yapmış olurlar. Bu işlemeleri teker teker incelemek çok uzun zaman alacağından, aynı nitelikteki işlemleri özetleyerek görmek kişilere daha fazla yarar sağlamaktadır. Muhasebe sisteminde özetleme fonksiyonu, defteri kebirden (büyük defter) mizan alınarak yapılır.
Raporlama fonksiyonunda; kaydedilen, sınıflandırılan ve özetlenen işlemler, mali tablolar aracılığı ile işletmelerin her türlü sonuçları ortaya çıkarılarak işletme hakkında bilgiler ve yorumlar yapılır. İşletme bu raporlar sayesinde geleceğine karar vermekte ve yeni kararlar almaktadır. Raporlama aşamasında muhasebe tabloları kullanılır ve bu tabloların en önemlileri bilanço ve gelir tablosudur.
Analiz Etme ve Yorumlama Fonksiyonu : Belgelendirme, Kaydetme, Sınıflandırma ve Özetleyerek raporlama muhasebenin klasik fonksiyonları olarak belirtilebilir. Ancak, muhasebe yardımıyla işletme hakkındaki bilgilerin analiz edilmesi ve yorumlanması günümüzde büyük önem kazanmıştır. Bu son aşamaya da muhasebenin Modern Fonksiyonu denilmektedir.
Analiz ve Yorumlama Fonksiyonu ile raporlarda yer alan özet bilgiler ve bunları kendi aralarındaki ilişkileri analize tabi tutularak maliyet hesapları yapılmakta, nakit akımı, fon akımı, net çalışma sermayesi gibi çeşitli mali tablolar düzenlemekte, işletme bütçelerini tanzim edilmektedir. Bu analiz, değerlendirme ve yorumlar; hem işletme yöneticilerinin işletme faaliyetlerini kontrol altında tutabilmelerine, karar alabilmelerine yardımcı olurken hem de işletme ile ilgili diğer çeşitli menfaat gruplarının alacakları kararları da etkilemektedir.
